Zadania Biura Prezydenta

Do zakresu działania Biura Prezydenta należą w szczególności następujące zadania:

1. Obsługa sekretariatów prezydenta, zastępcy prezydenta oraz sekretarza i skarbnika.
2. Realizowanie zadań związanych z administrowaniem danymi osobowymi zgodnie z RODO oraz ustawą o ochronie danych osobowych (zadania Inspektora Ochrony Danych Osobowych).
3. Zapewnienie ochrony informacji niejawnych.
4. Kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzeganie przepisów o ochronie tych informacji.
5. Okresowa kontrola ewidencji i obiegu dokumentów.
6. Opracowywanie i aktualizowanie planu ochrony informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej i nadzorowanie jego realizacji.
7. Szkolenie pracowników urzędu i jednostek organizacyjnych miasta w zakresie ochrony informacji niejawnych.
8. Właściwe rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie materiałów niejawnych uprawnionym osobom.
9. Prowadzenie kontroli urzędu i jednostek organizacyjnych miasta oraz zespolonych służb, inspekcji i straży.
10. Opracowywanie wniosków wynikających z kontroli zmierzających do usprawnienia organizacji oraz zarządzania majątkiem przez kontrolowane jednostki.
11. Prowadzenie planowych i doraźnych kontroli wykorzystania dotacji z budżetu Miasta udzielonych jednostkom nie będącym jego jednostkami organizacyjnymi.
12. Współpraca z Najwyższą Izbą Kontroli i Regionalną Izbą Obrachunkową w zakresie określonym w obowiązujących przepisach.
13. Opracowywanie rocznych planów kontroli zewnętrznej i wewnętrznej urzędu.
14. Prowadzenie ewidencji kontroli zewnętrznych Urzędu, gromadzenie protokołów z kontroli zewnętrznej oraz zaleceń pokontrolnych.
15. Przygotowanie rocznego planu audytu wewnętrznego na podstawie metodologii opartej na analizie ryzyka.
16. Realizacja zadań audytowych w urzędzie i jednostkach organizacyjnych miasta zatwierdzonych w rocznym planie audytu wewnętrznego oraz specjalnych zadań lub projektów zleconych przez prezydenta w celu dostarczenia niezależnej oceny procesów zarządzania ryzykiem, kontroli zarządczej i zapewnienia ładu organizacyjnego (zadania zapewniające).
17. Podejmowanie niezależnie od zadań zapewniających, także zadań doradczych mających m.in. na celu usprawnienie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej.
18. Wykonywanie czynności sprawdzających.
19. Sporządzanie sprawozdań z realizacji planu audytu wewnętrznego.
20. Prowadzenie spraw z zakresu planowania, wdrażania i realizacji systemów służących sprawnemu zarządzaniu i funkcjonowaniu urzędu, w tym w szczególności systemu kontroli zarządczej.
21. Koordynacja działań związanych z właściwym funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej w urzędzie i jednostkach organizacyjnych miasta.
22. Koordynowanie zadań w zakresie analizy ryzyka w ramach kontroli zarządczej i analiz wynikających oraz określania reakcji na ryzyko.
23. Monitorowanie celów i zadań kontroli zarządczej.
24. Sprawowanie nadzoru właścicielskiego nad spółkami prawa handlowego, w których Miasto posiada udziały lub akcje, tj. wykonywanie uprawnień wynikających z praw majątkowych Miasta w zakresie praw z akcji i udziałów należących do Miasta, łącznie z wynikającymi z nich prawami osobistymi, oraz uprawnień organu założycielskiego w szczególności:
    1. Wykonywanie prawa głosu oraz innych praw korporacyjnych i majątkowych wspólnika/akcjonariusza.
    2. Wykonywanie czynności związanych z realizacją praw i obowiązków wspólnika/akcjonariusza, w szczególności związanych z powoływaniem członków organów spółek, zatwierdzaniem sprawozdań finansowych.
    3. Podwyższeniem lub obniżeniem kapitału zakładowego, umorzeniem akcji/udziałów, wniesieniem akcji/udziałów do innego podmiotu tytułem aportu, podziałem, łączeniem i przekształcaniem spółek, monitorowanie sytuacji ekonomiczno-finansowej spółek, z wyłączeniem zadań realizowanych przez spółki, a nadzorowanych przez właściwe wydziały.
25. Współpraca z przedstawicielami Miasta w radach nadzorczych spółek, wykonywanie czynności związanych z tworzeniem i przystępowaniem do spółek oraz rozwiązywaniem i występowaniem z nich.