Prawa klientów Urzędu

W dniu 25 maja 2018 r. weszło w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 24 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), inaczej zwane RODO. Reguluje ono zasady ochrony Państwa prywatności oraz danych osobowych - również tych przetwarzanych w Urzędzie Miasta Kielce.

RODO nie ma zastosowania do:

- danych dotyczących osób prawnych, w szczególności przedsiębiorstw, np. danych o firmie i formie prawnej oraz danych kontaktowych osoby prawnej,

- danych osób zmarłych.

Ponadto w dniu 10 maja 2018 roku weszła w życie Ustawa o ochronie danych osobowych, która precyzuje niektóre zagadnienia ochrony danych osobowych zawarte w RODO.

 Z pełnymi tekstami rozporządzenia i ustawy można zapoznać się, klikając w poniższe linki:

PODSTAWOWE POJĘCIA Z ZAKRESU OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Administrator – art. 4 pkt 7 RODO – oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Jeżeli cele i sposoby takiego przetwarzania określa prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, to na jego podstawie można również wyznaczyć administratora lub można określić konkretne kryteria jego wyznaczania.
W przypadku Państwa danych przekazanych do Urzędu Miasta Kielce administratorem jest Prezydent Miasta Kielce.

Dane osobowe – art. 4 pkt 1 RODO – oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej ("osobie, której dane dotyczą"). Dane te pozwalają bezpośrednio lub pośrednio wskazać osobę fizyczną, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Osoba, której dane dotyczą – w przypadku Urzędu Miasta Kielce to każdy klient, który korzysta z jego usług.

Przetwarzanie – art. 4 pkt 2 RODO – oznacza jedną lub więcej operacji, które wykonujemy na danych osobowych lub zestawach tych danych. Taka operacja może odbyć się w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany. Czynnościami przetwarzania są np.: zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Podmiot przetwarzający – art. 4 pkt 8 RODO – oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora. Prezydent Miasta Kielce będzie podmiotem przetwarzającym w sytuacji, gdy inny administrator powierzy mu Państwa dane. Podstawą powierzenia będzie wówczas umowa lub porozumienie.

Zasady przetwarzania danych osobowych – art. 5 RODO – to zasady, jakimi kieruje się Urząd Miasta Kielce przy przetwarzaniu Państwa danych:

- zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość,

- ograniczenie celu,

- minimalizacja danych,

- prawidłowość danych,

- ograniczenie przechowywania danych,

- integralność i poufność,

- rozliczalność przetwarzania danych.

Inspektor Ochrony Danych – art. 37 ust. 1 pkt a RODO – osoba wyznaczona przez Administratora, która służy  pomocą w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz wykonywaniem praw, które Państwu przysługują na mocy RODO.

Profilowanie – art. 4  pkt 4 RODO – oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych. Polega na wykorzystaniu danych osobowych do analizy lub prognozy ewentualnych efektów pracy osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.

Państwo trzecie – państwo, które nie jest członkiem Unii Europejskiej oraz nie należy do Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG obejmuje państwa należące do UE oraz Norwegię, Islandię i Lichtenstein).

Organ nadzorczy – art. 4 pkt 21 RODO – oznacza niezależny organ publiczny, który ustanowiło państwo członkowskie.
W Polsce od dnia 25 maja 2018 r. organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

JAKIE PRAWA MAJĄ KLIENCI URZĘDU W ZAKRESIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Prawo do informacji – art. 13 oraz art. 14 RODO

W przypadku pozyskania danych osobowych bezpośrednio od Klienta, Administrator ma obowiązek poinformowania go o przysługujących mu prawach. Powyższe informacje znajdą Państwo na formularzach wniosków składanych do Urzędu oraz pod linkiem

Prawo dostępu do danych – art. 15 RODO

Mają Państwo prawo wystąpić do Urzędu z zapytaniem, czy Urząd przetwarza Państwa dane osobowe. W przypadku uzyskania odpowiedzi twierdzącej, istnieje możliwość uzyskania informacji m.in. o: celu przetwarzania, kategorii danych, odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych, okresie przechowywania danych, przysługujących Państwu prawach. Ponadto mogą Państwo otrzymać kopię swoich danych osobowych we wskazanym przez siebie ogólnie stosowanym formacie. Prawo tonie będzie mogło być zrealizowane gdyby naruszało prawa i wolności innych osób.

Prawo do sprostowania danych – art. 16 RODO

Mają Państwo prawo żądać sprostowania lub uzupełnienia swoich danych, jeśli są nieprawidłowe. Zaktualizowane mogą być tylko te dane, które nie będą stały w sprzeczności z celem przetwarzania, w którym zostały zebrane. Prawo do sprostowania nie przysługuje, jeśli sprostowanie lub uzupełnienie regulują inne przepisy prawa, np. gdy chodzi o sprostowanie błędów lub omyłek zawartych w decyzjach administracyjnych (art. 113 KPA).

Prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) – art. 17 RODO

Ponieważ Urząd Miasta przetwarza dane na podstawie przepisów prawa, powyższe prawo przysługuje tylko gdy:

- dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane,

- cofnęliście Państwo zgodę, na której opierało się przetwarzanie danych  i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,

- wnieśliście Państwo sprzeciw wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania,

- dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,

- dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego.

Prawo do ograniczenia przetwarzania – art. 18 RODO

Prawo do ograniczenia przetwarzania przysługuje gdy:

- kwestionują Państwo prawidłowość swoich danych,

- sprzeciwiają się Państwo usunięciu swoich danych, ponieważ są przetwarzane niezgodnie z prawem,

- Urząd nie potrzebuje już danych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne Państwu do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

- wnieśliście Państwo sprzeciw wobec przetwarzania.

Prawo do uzyskania informacji o sprostowaniu lub usunięciu danych lub o ograniczeniu przetwarzania – art. 19 RODO

Jeśli zmiana danych osobowych wynika ze sprostowania, uzupełnienia, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych, Urząd poinformuje każdego odbiorcę danych, któremu te dane udostępnił, chyba że będzie to niemożliwe lub będzie wymagać niewspółmiernie dużego wysiłku.

Prawo do przenoszenia danych – art. 20 RODO

Ponieważ Urząd Miasta Kielce przetwarza dane na podstawie przepisów prawa, powyższe prawo do przenoszenia danych przysługuje tylko gdy:

- Urząd pozyskał Państwa dane na podstawie zgody lub na podstawie zawartej z Urzędem umowy,

- Urząd przetwarza Państwa dane w sposób zautomatyzowany.

W ramach powyższego prawa mogą Państwo żądać przesłania przez Urząd Miasta Kielce danych innemu administratorowi, jeżeli operacja jest możliwa technicznie.

Prawo do sprzeciwu – art. 21 RODO

Powyższe prawo przysługuje tylko gdy Państwa dane osobowe, które przetwarza Urząd, są niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej. Skutkiem wniesienia sprzeciwu jest zaprzestanie przez Urząd przetwarzania Państwa danych, chyba że Urząd wykaże, iż istnieją uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności.

Prawo do informacji o naruszeniu ochrony danych osobowych – art. 34 RODO

Urząd Miasta Kielce realizuje to prawo w sytuacji, gdy w Urzędzie nastąpi naruszenie ochrony danych, które może również wywołać naruszenia Państwa praw i wolności. W przypadku takiego naruszenia Urząd przekazuje następujące informacje:

- opis naruszenia danych osobowych,

- informację o Inspektorze Danych Osobowych,

- informacje o ewentualnych skutkach naruszenia danych,

- informacje o podjętych środkach zapobiegawczych w celu zaradzenia naruszeniu oraz środkach minimalizujących ewentualne negatywne skutki.

Urząd nie musi Państwa zawiadamiać o naruszeniu danych, jeśli:

- wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne - i środki te zostały zastosowane do danych osobowych, których dotyczy naruszenie,

- zastosował środki eliminujące prawdopodobieństwo wysokiego ryzyka naruszenia Państwa praw i wolności,

- wymagałoby to od Urzędu niewspółmiernie dużego wysiłku.

W takiej sytuacji Urząd wyda stosowny publiczny komunikat lub inny adekwatny środek informujący Państwa o naruszeniu.

JAK MOGĄ PAŃSTWO SKORZYSTAĆ ZE SWOICH PRAW W ZWIĄZKU Z ART. 15-21 RODO

Aby skorzystać ze swoich praw, mogą Państwo zgłosić się bezpośrednio do Inspektora Ochrony Danych lub złożyć wniosek o realizację praw wynikających z art.15-21 RODO.

Wniosek można złożyć osobiście w siedzibie Urzędu, wysłać za pośrednictwem poczty lub wysłać podpisany elektronicznie z użyciem podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego za pomocą platformy EPUAP.

Mając na uwadze ochronę Państwa danych, Urząd nie realizuje powyższych praw telefonicznie oraz za pomocą zwykłej poczty e-mail.

Odpowiedź otrzymają Państwo w terminie jednego miesiąca, chyba że ze względu na skomplikowany charakter wniosku termin zostanie przedłużony o kolejne dwa miesiące. W przypadku odmowy realizacji wniosku zostanie udzielona informacja m.in. o przyczynach odmowy, o możliwości wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz możliwości skorzystania z ochrony prawnej przed sądem.