Monitoring wizyjny

REGULAMIN
funkcjonowania, obsługi i eksploatacji monitoringu wizyjnego w budynkach oraz terenie wokół budynków Urzędu Miasta Kielce 

§ 1.
INFORMACJE OGÓLNE

1. Niniejszy regulamin określa zasady funkcjonowania monitoringu wizyjnego w budynkach Urzędu Miasta Kielce, wraz z ich otoczeniem, reguły rejestracji i zapisu informacji oraz sposób ich zabezpieczenia, a także możliwości udostępniania zgromadzonych danych o zdarzeniach.
2. Budynki w których obowiązuje niniejszy regulamin są umiejscowione w lokalizacjach:

a) Rynek 1,
b) ul. Strycharska 6,
c) ul. Młoda 28.

3. Zapisy z kamer stanowią zbiór danych osobowych, którego Administratorem jest Prezydent Miasta Kielce.

§ 2.
PODSTAWA PRAWNA

1. Podstawą prawną umożliwiającą funkcjonowanie monitoringu wizyjnego w budynkach Urzędu Miasta Kielce jest:

a) Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy,
b) Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym.

2. Dane pochodzące z nagrań, zarejestrowane i przechowywane uważane są za dane osobowe, w rozumieniu przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”) oraz Ustawy z dnia  10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

§ 3.
CEL MONITORINGU

1. Celem monitoringu wizyjnego Urzędu Miasta Kielce jest:

a) zapewnienie bezpieczeństwa użytkownikom budynków Urzędu,
b) ograniczenie dostępu do pomieszczeń osób nieupoważnionych,
c) wyeliminowanie oraz ustalenie sprawców aktów wandalizmu, a także rejestracja zdarzeń sprzyjająca ustaleniu sprawcy wykroczenia lub przestępstwa,
d) wyjaśnianie ewentualnych sytuacji konfliktowych oraz ustalanie sprawców czynów nagannych zagrażających zdrowiu i bezpieczeństwu użytkowników obiektów urzędu,
e) zwiększenie bezpieczeństwa mienia obiektów Urzędu.

2. Monitoring nie stanowi środka nadzoru nad jakością wykonywania pracy przez pracowników Urzędu oraz nie zwalnia pracowników odpowiedzialnych za dozór obiektów Urzędu z wypełniania swoich obowiązków.

§ 4.
ZAKRES I MIEJSCE STOSOWANIA MONITORINGU

1. System monitoringu wizyjnego w budynkach Urzędu Miasta Kielce składa się z następujących elementów:

a) systemu kamer rejestrujących wraz z infrastrukturą sieci teletechnicznej związanej z monitoringiem,
b) urządzeń rejestrujących zawierających dyski, na których zapisywany jest materiał wideo,
c) monitorów służących do obserwacji obrazu w czasie rzeczywistym, znajdujących się w budynkach wymienionych w § 1 ust.2.

2. Monitoring funkcjonuje całodobowo. Rejestracji i zapisowi na nośniku danych, podlega wyłącznie obraz (wizja), bez dźwięku.
3. Zapisowi mogą podlegać następujące informacje:

a) wizerunek osoby,
b) nr rejestracyjny pojazdu,
c) czas i miejsce zdarzenia,
d) sposób zachowania osoby.

4. Zapis z monitoringu zawierający dane osobowe służy wyłącznie do celów opisanych w § 3, przez okres nieprzekraczający 10 dni od dnia nagrania – z zastrzeżeniem ust. 5.
5. Po upływie okresu przetwarzania uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu podlegają nadpisaniu. Wyjątkiem są nagrania, które stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub Administrator powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu – wówczas jest on zobowiązany zabezpieczyć nagrania i przechowywać je przez okres 3 miesięcy.
6. Zapis na nośniku nie jest archiwizowany.
7. Dostęp do danych z monitoringu w systemie informatycznym jest możliwy wyłącznie po wprowadzeniu identyfikatora oraz udanym uwierzytelnieniu użytkownika.
8. Miejscami objętymi monitoringiem są:

a) wejścia główne oraz boczne do budynków,
b) tereny zielone wewnętrzne,
c) elewacje budynku,
d) bramy wjazdowe na teren Urzędu,
e) przestrzeń publiczna wokół budynków (ciągi piesze, ulica),
f) korytarze wewnątrz budynków.

Wybór punktów zainstalowania kamer w lokalizacjach wymienionych w § 1 ust. 2 został dokonany w oparciu o poszanowanie praw i wolności obywateli i pracowników.
9. Monitoring wizyjny nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, socjalnych, stołówki oraz sal konferencyjnych.

§ 5.
WGLĄD ORAZ NADZÓR NAD MONITORINGIEM OBIEKTU

1. Za informatyczną oraz techniczną obsługę monitoringu odpowiedzialny jest pracownik Wydziału Administracyjnego Urzędu Miasta Kielce, który posiada upoważnienie do przetwarzania danych osobowych wystawione przez Administratora Danych Osobowych.
2. Dostęp do nagrań monitoringu wizyjnego, mają następujące osoby:

a) Prezydent Miasta Kielce – Administrator Danych Osobowych,
b) Sekretarz Miasta,
c) Dyrektor Wydziału Administracyjnego - Lokalny Administrator Danych Osobowych,
d) Inspektor Ochrony Danych,
e) Osoby upoważnione przez Prezydenta Miasta Kielce lub Dyrektora Wydziału Administracyjnego
f) Inne osoby lub podmioty z którymi Administrator zawarł stosowną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych i zobowiązał do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.

3. Osoby obserwujące bieżące zapisy lub przeglądające zapisy przed przystąpieniem do tych czynności muszą zostać pouczone o obowiązku zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych oraz sposobach ich zabezpieczenia.
4. Osoby, które mają być upoważnione do przetwarzania danych z monitoringu muszą uprzednio zostać zapoznane z przepisami o ochronie danych osobowych poprzez szkolenie przeprowadzone przez Inspektora Ochrony Danych.

§ 6.
UDOSTĘPNIANIE ZAPISU Z MONITORINGU

1. Dane zarejestrowane przez monitoring nie stanowią informacji publicznej i nie podlegają udostępnieniu w trybie dostępu do informacji publicznej.
2. Dane zarejestrowane mogą zostać  udostępnione osobie zainteresowanej w sytuacji, gdy nie narusza to praw innych osób.
3. Osoba zainteresowana zabezpieczeniem danych z monitoringu na potrzeby przyszłego postępowania może się zwrócić z pisemnym wnioskiem do Administratora z prośbą o ich zabezpieczenie przed usunięciem po upływie okresu ich przechowywania, o którym mowa w § 4 ust. 4. Wniosek o zabezpieczenie lub udostępnienie danych z monitoringu wizyjnego Urzędu Miasta Kielce, stanowi Załącznik nr 1. niniejszego regulaminu.
4. Wniosek, o którym mowa w ust. 3, należy złożyć w terminie do 10 dni, licząc od dnia, w którym zdarzenie mogło mieć miejsce. Wniosek musi zawierać:

a) dokładną datę zdarzenia,
b) przybliżoną godzinę zdarzenia,
c) miejsce zdarzenia,
d) podstawę prawną lub określony interes prawny i jego uzasadnienie.

W przypadku złożenia wniosku po wskazanym terminie lub wniosku, który nie będzie zawierał wszystkich informacji wymienionych w ust. 4, wniosek może zostać rozpatrzony odmownie.
5. Zapis z systemu monitoringu wizyjnego może być udostępniony:

a) pracownikom Urzędu Miasta Kielce, posiadającym stosowne upoważnienia do dostępu do danych osobowych z systemu monitoringu  w ramach przydzielonego do realizacji zakresu czynności
b) w uzasadnionych przypadkach na podstawie wniosku organów uprawnionych do otrzymania kopii zapisu z nagrania, w szczególności, gdy nagranie związane jest z naruszeniem bezpieczeństwa osób i mienia.
c) podmiotom lub organom publicznym (Prokuratura, Sąd, Policja) uprawnionym na podstawie przepisów prawa w zakresie realizowanych przez te służby zadań ustawowych.

6. Mając na uwadze konieczność zapewnienia ochrony praw i wolności osób fizycznych i interesu osoby zainteresowanej, jak również treść obowiązujących przepisów, Administrator ustala właściwy sposób udostępnienia nagrań z monitoringu:

a) Udostępnienie dostępu do treści nagrania w miejscu i czasie wyznaczonym przez Administratora – przy obecności lub bez obecności innych osób, których dane są ujawniane na nagraniu;
b) Sporządzeniu i wydaniu kopii nagrania,
c) Sporządzeniu i wydaniu kopii nagrania ale wyłącznie uprawnionemu organowi publicznemu, w szczególności organowi ścigania lub wymiaru sprawiedliwości
d) Odmowie udzielenia dostępu do nagrania
e) Podjęciu innych działań

7. Decydując o sporządzeniu kopii nagrania, Administrator wybiera odpowiedni nośnik do jej sporządzenia i zapewnia jego właściwe zabezpieczenie uniemożliwiające dostęp osobom do tego nieuprawnionym
8. Kopia nagrania podlega ewidencji w rejestrze kopii z monitoringu wizyjnego sporządzonym na wniosek osoby zainteresowanej. Wzór rejestru wykonanych kopii nagrań z monitoringu wizyjnego Urzędu Miasta Kielce, stanowi Załącznik nr 3 niniejszego regulaminu.
9. W przypadku, gdy wydanie sporządzonej już kopii jest możliwe wyłącznie na rzecz organów publicznych, w szczególności organów ścigania lub wymiaru sprawiedliwości, a podmioty takie nie zwrócą się do Administratora o jej wydanie, kopia nagrań po okresie 3 miesięcy od dnia jej sporządzenia podlega zniszczeniu, a z czynności tej sporządzony zostaje protokół. Fakt zniszczenia odnotowuje się w rejestrze kopii z monitoringu wizyjnego.
10. Administrator jest zobowiązany do weryfikacji tożsamości osoby wnioskującej i ustalenia, czy przysługuje jej prawo do uzyskania dostępu do nagrania lub jego zabezpieczenia, zaś w przypadku podmiotu lub organu Administrator ustala, czy istnieje podstawa prawna udostępnienia nagrania, i w razie braków zwraca się o podanie danych niezbędnych do dokonania weryfikacji tożsamości lub ustalenia podstawy prawnej
11. Zapis z monitoringu wizyjnego wydawany jest na podstawie protokołu przekazania kopii nagrania z systemu monitoringu wizyjnego Urzędu Miasta Kielce, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 niniejszego regulaminu.
12. Udostępnienie danych z monitoringu podlega rejestracji w rejestrze zabezpieczonych lub udostępnionych nagrań z monitoringu wizyjnego Urzędu Miasta Kielce, prowadzonego przez Dyrektora Wydziału Administracyjnego, którego wzór stanowi Załącznik nr 4 do niniejszego regulaminu.

§ 7.
INFORMACJE O MONITORINGU

1. Osoby przebywające na terenie, o którym mowa w § 1 ust. 2 są poinformowane o funkcjonowaniu systemu monitoringu wizyjnego oraz o zasadach przetwarzania danych poprzez oznakowanie stosownymi tabliczkami informacyjnymi, zawierającymi piktogram kamery oraz klauzulę informacyjną warstwową.
2. Pełna treść klauzuli informacyjnej dotyczącej monitoringu, której wzór stanowi Załącznik nr 5 niniejszego regulaminu, została umieszczona na Biurze Obsługi Interesanta, w pomieszczeniach portierni oraz opublikowana na stronach internetowych Administratora.

§ 8.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE

W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem, ostateczną decyzję podejmuje Administrator Danych Osobowych.

Niniejszy Regulamin jest załącznikiem do Zarządzenia Nr 273/2020 Prezydenta Miasta Kielce z dnia 13 lipca 2020 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu funkcjonowania, obsługi i eksploatacji monitoringu wizyjnego w budynkach oraz terenie wokół budynków Urzędu Miasta Kielce.